Arco LegalStore biedt een veilige en eenvoudige manier om uw papieren facturen op een legale manier te vervangen door elektronische facturen.
Arco Information met hoofdzetel te Mechelen kondigt de release aan van Arco LegalStore. Dankzij Arco LegalStore, kunnen bedrijven ‐ volstrekt legaal ‐ zowel de inkomende als dubbels van de uitgaande papieren facturen vervangen door een digitaal archief. Arco Information levert een volledige, veilige, kant‐en‐klare configuratie die conform is aan de richtlijnen van de Belgische circulaire AOIF 16/2008 van 13 mei 2008 met betrekking tot het digitaal archiveren van facturen.
Papieren klassement afschaffen
Bedrijven in België zijn bij wet verplicht hun originele aankoopfacturen en dubbels van uitgaande facturen gedurende een termijn van 7 jaar te bewaren. Aan een dergelijk manueel klassement zijn hoge kosten verbonden. Denk maar aan de benodigde opslagruimte ‐ eventueel bij externe archiveringsfirma's ‐ en bescherming tegen diefstal, brand‐ en waterschade. Een elektronisch opslagsysteem bespaart niet alleen een hoop ruimte, maar biedt ook extra voordelen, zoals het snel terugvinden van aankoopfacturen bij een eventuele belastingsinspectie. Bedrijven en organisaties die hun documenten nu reeds inscannen, maar waar de papieren facturen om legale redenen nog worden bewaard, kunnen dankzij Arco LegalStore hun papieren klassement definitief afschaffen.
Optimale beveiliging
Om te voldoen aan de nieuwe richtlijnen, gebeurt de beveiliging op meerdere niveaus. Zo worden de gescande facturen voorzien van een ‘Hash'‐code die het bewijs levert dat het digitale beeld ongewijzigd is sinds het begin van de procedure. Vervolgens wordt een elektronische handtekening met ‘digitale tijdstempel' toegevoegd aan het document. Om een optimale beveiliging tegen misbruik te garanderen, worden de digitale sleutels met ‘hashing'‐algoritmes apart opgeslagen in een tegen inbraak beveiligde rack‐mountable server. Deze server bevat binnenin inbraaksensoren die de opgeslagen certificaten in het toestel onbruikbaar maken bij een inbraakpoging.
Voor bedrijven die in eigen beheer hun papieren facturen willen omzetten naar een elektronisch archief, levert Arco Information een volledige configuratie, gaande van scanning tot beveiligde opslag. Bedrijven die deze activiteit liever uitbesteden, kunnen hiervoor beroep doen op de hosting service van Arco Information te Mechelen. Hoge snelheid netwerklijnen zorgen voor een vlotte toegankelijkheid, terwijl Firewalls, ontdubbelde servers, back‐ups, bijkomende stroomeenheden en een strikte toegangscontrole voor de nodige beveiliging zorgen van de elektronische archieven.
Een van de eerste bedrijven die voor Arco LegalStore koos is Media Markt. Alexander De Muyt, Chief Accountant bij Media Markt legt uit waarom: "Met niet minder dan één miljoen te archiveren papieren documenten per jaar, zijn wij al geruime tijd vragende partij voor een digitaal alternatief ter vervanging van papieren documenten. Onze facturen worden reeds geruime tijd gedigitaliseerd en opgeslagen op WORM‐schijven, maar tot op heden archiveren wij ook de papieren documenten bij een externe partij. Toen vorig jaar de wetgeving hieromtrent wijzigde, waren wij meteen voor het idee gewonnen. Aangezien wij reeds meerdere jaren samenwerken met Arco Information, was het ook logisch dat we bij hun te rade gingen. Het gebruiksvriendelijke karakter van de oplossing, maar ook de mogelijkheid
om met Arco LegalStore tal van andere legale documenten, zoals rekeninguittreksels en inventarissen elektronisch te archiveren ‐ waardoor een papieren exemplaar niet langer vereist is ‐ heeft mede onze keuze bepaald. Deze investering is niet enkel kostenbesparend, maar door het verminderen van de papierberg draagt zij ook haar steentje bij tot een beter milieu. En daar worden we allemaal beter van."