Openbare aanbestedingen in de Document  Management sector, bedoeld om een transparante gunning te garanderen en natuurlijk ook bedoeld om de beste prijs/kwaliteit verhouding te verkrijgen. In de praktijk werkt dat vaak anders uit. Inschrijvingen laten zich moeilijk vergelijken, kwaliteitsbeoordelingen zijn vaak subjectief en budgetoverschrijdingen komen aan de lopende band voor. Hoe kan dat nu toch. Zowel aanbesteders als uitvoerders klagen steen een been over de noodzaak tot aanbesteden, we hebben nu eenmaal te maken met Europese regelgeving, dus we moeten wel of we nu willen of niet. Wat maakt dan het proces van een aanbesteding toch zo moeizaam voor de betrokken partijen.

Hoewel openbare aanbestedingen bedoeld zijn om eerlijke concurrentie te vergroten en het proces van het verlenen van opdrachten gefinancierd door publiek geld transparant te maken, is de praktijk toch best wel anders. Neem alleen al het gegeven dat kleinere bedrijven, behalve als onderaannemer,  nooit kunnen inschrijven. Niet alleen omdat de kosten voor het inschrijven zo hoog zijn, maar ook omdat in alle aanbestedingen de voorgeschreven financiële kengetallen voor aanbieders per definitie zo hoog zijn, dat die nimmer voor het midden en kleinbedrijf te realiseren zijn. Zo worden dus bedrijven of bedrijfjes die perfect in staat zouden zijn om opdrachten aan te nemen bij voorbaat al uitgesloten van deelneming.

Een nog veel moeilijker aspect is het inhoudelijk vergelijken van aanbiedingen. In de meeste gevallen wordt de gunning gegeven aan die partij die "de meest economische aanbieding" heeft gedaan. Uiteraard is bij het beoordelen van "het meest economisch" de prijs een gegeven, maar prijs alleen maakt niet altijd een aanbieding "de meest economisch". Dat is op zichzelf ook maar goed want je ziet bij de aanbestedingen van Document Management opdrachten in Nederland nogal grove prijsverschillen.  Die prijsverschillen komen maar voor een deel voort uit concurrentieoverwegingen, de laatste tijd zie ik aanbestedingen gegund worden waarvan ik weet dat ze nagenoeg op kostprijs worden aangeboden onder het motto "beter slecht betaald werk dan géén werk".  Op gegeven moment is daar de rek uit en zou je denken dat grote prijsverschillen niet meer mogelijk zijn.

Daar schuilt dan ook het gevaar, als een ondernemer gedwongen wordt om tegen kostprijs een opdracht aan te nemen dan zal iedere extra vraag of iedere afwijking van het bestek  binnen die opdracht leiden tot het moeten betalen van de hoofdprijs. Dat geldt nog veel meer voor opdrachten waarvan de omschrijving tijdens de aanbesteding niet volledig of eenduidig was en daar zie ik in de praktijk vele voorbeelden van. Veel aanbestedingen zijn opgezet met grote aandacht voor inkooptechnische en juridische detaillering, maar kenmerken zich door een beangstigend grote vaagheid in de omschrijving van het uit te voeren werk.  Op zo een moment wordt het gevaarlijk. Een ervaren aanbieder weet waar de valkuilen kunnen liggen en zal zich beraden op hoe daarmee om te gaan. Als je er als aanbieder voor kiest om de risico's mee te calculeren dan loop je het risico dat je te duur wordt en sowieso de opdracht niet krijgt, als je géén rekening houdt met de risico's loop je het risico dat je een opdracht moet uitvoeren voor een prijs die niet gezond is voor je bedrijfsvoering.

Een lastig dilemma voor de aanbieders op de markt, één van de gevolgen kan zijn dat bedrijven die perfect in staat zouden zijn om de opdracht naar behoren af te ronden tegen verantwoorde tarieven, überhaupt niet inschrijven. Voor de aanbestedende dienst schuilt een nog groter gevaar om de hoek, namelijk dat de opdracht wordt gegund aan een bedrijf met onvoldoende ervaring, of aan een bedrijf die bij iedere afwijking van het bestek een hoge meerprijs vraagt. In een dergelijk geval is een onvolledig geschreven bestek de directe oorzaak van budgetoverschrijdingen. Bijzonder leerzaam is het om bij aanbestedingen de nota's van inlichtingen te lezen. In het bijzonder die welke worden opgesteld als beantwoording op vragen van de potentiële inschrijvers. Uit de soort vraagstelling kunnen de aanbestedende diensten veel leren. Ten eerste zegt het iets over de expertise van de vraagsteller en ten tweede zegt het iets over de kwaliteit van het bestek.

Veel bestekken zijn opgezet volgens vaste patronen en kenmerken zich door bijzonder hoge eisen aan financiële en organisatorische garantiestellingen. Op zichzelf misschien niks mis mee, maar in datzelfde bestek kan voor de omvang van het uit te voeren werk doodleuk worden verwezen naar de mogelijkheid om tijdens een gezamenlijk te houden schouwing de omvang van het uit te voeren werk op te nemen. De aanbestedende dienst zegt op zo een moment dus eigenlijk, wij weten niet hoeveel werk het is, kom zelf maar kijken.

Tijdens een dergelijke schouwing worden de aanbieders dan gezamenlijk rondgevoerd door de archieven en kunnen soms wel, maar soms ook niet hun vragen stellen aan de afvaardiging van de opdrachtgever. Het laatste dat de potentiële aanbieders willen doen is het wijzer maken van hun collega's, dus de echt goede vragen zul je tijdens zo'n sessie niet vaak horen. Evenmin geeft een dergelijke schouwing de aanbieder voldoende ruimte en tijd om een gedegen archiefonderzoek te houden. Een goede inventarisatie van een gemiddeld archief kost al gauw een aantal dagen voor meerdere personen. Dat zijn kosten die de aanbieders alleen maar kunnen terugwinnen bij het verkrijgen van de opdracht. Dus je moet wel heel zeker van je zaak zijn om die voorinvestering te willen doen. Voor de aanbieder is er dan maar één mogelijkheid; schrijf een aanbieding die zoveel mogelijk ruimte laat om afwijkingen van het bestek extra in rekening te brengen.

Vaak zie je na een dergelijk gehouden schouwing, gedetailleerde vragen opkomen omtrent de samenstelling van de archieven, zowel over kwantiteit als de variëteit binnen de archiefstukken. Als regel zijn aanbestedende diensten niet bereid daar antwoord op te geven en verwijzen naar de gegeven mogelijkheid voor de aanbieders om zichzelf daarvan op de hoogte te stellen tijdens de gehouden schouwing.

Een eenvoudig voorbeeld;
Gevraagd wordt, binnen het te verwerken archief, naar het gemiddeld aantal vel per meter. De aanbesteder zegt daarop, dat weten we niet, we laten het over aan de expertise van de aanbieder. De aanbieder weet dat een dergelijk aantal kan variëren tussen 2.000 vel en 5.000 vel. Als aanbesteder moet je je afvragen of je blij moet zijn met de aanbieder die zich vergist en gaat voor 2.000 vel terwijl het 5.000 had moeten zijn.

Door Leon van Oosterom, Elveo B.V.